Fr. Germán's Message St. Sebastian’s Financial Council – Meeting Minutes (May 11th, 2016)

posted Jun 23, 2016, 5:26 PM by German Sanchez

St. Sebastian’s Financial Council – Meeting Minutes

(May 11th, 2016)

Attendees: Fr. Germán Sánchez, Stéphane Le Cam, Patricia Harty, Tony Vodopia, Irma Lomeli, Patti Newler, Ronni Catalan, and Anthony Chacon.

I. Opening Prayer

Fr. Germán led the opening prayer invoking the Holy Spirit.


II. Secretary for the Meeting

Irma Lomeli, Parish Secretary.

Fr. Germán and Irma asked council members to sign-in and to confirm/update their contact information.


III. Review – Previous Financial Meeting Minutes

Fr. Germán asked the council to review the last meeting minutes for any changes. The council reviewed the minutes and approved it.


IV. Reason – Previous Financial Meetings Cancelled

Fr. Germán explained to the council that previously scheduled financial council meetings were cancelled due to the fact that the church was going through some changes and that he preferred to postpone the meeting until he felt that there would be a more solid agenda.


V. Deanery Submission

When the minutes of this meeting will be done, Fr Germán will send it to the Dean.

Stéphane and Fr Germán will sign the submission after meeting.


VI. School Financial Situation

Mrs. Patricia (Paty) Harty introduced herself as the transitioning School Principal. She shared a brief professional curriculum, and thanked the St. Sebastian Community for such a nice/warm welcome.

Mrs. Harty informed the council that the School was in a very good condition thanks to all the prayers and the strong support from the Archdiocese.

Mrs. Harty is working with the Archdiocese and other schools to obtain as much support as possible for the welfare and growth of St. Sebastian School.

The school is expecting to have 104 Families enrolled for the 2016-2017 school year. Mrs. Harty will attend St. Joan of Arc’s Carnival on May 14th & 15th to promote our School enrollment and programs available (i.e.: “Dual Language Immersion Program”, etc…).

Full of excitement, Mrs. Harty informed that the School Festival on April 30th & May 1st, 2016 was a total success!! That this year’s gains were much greater than last year’s and not including, the unclaimed silent auction items.

Mrs. Harty strongly recommends Family Parents to consider enrolling their children at the school; to stop by the school office to obtain information about all the programs available for Grades Pre-K through 8th Grade. In addition, to learn about the discretionary tuition discount fees available for multiple family members (Siblings).      


VII. Parish Financial Health & last 3 months Expense/Income Analysis

The council reviewed the planned July 2015 – June 2016 fiscal year budget. Stéphane led the analysis and was very pleased to inform that the council had done a very nice job in planning the budget. The numbers look favorable for the closing of the July 2015 – June 2016 fiscal year.


VIII. 2017 Provisional Budget

Stéphane and Fr. Germán informed the council that the budget for the new fiscal year would most likely remain the same.

Fr. Germán suggested being a little more aggressive with the budget for the next three years. One of the goals would be to increase at least by 20% on weekly donations and fundraising activities.

Stéphane provided the overall budget analysis review and his outcome was that the budget is “fairly well”. However, he does agree with Fr. Germán to try to increase the budget by at least 20% for the parish to be in a better financial condition. 


IX. Welcoming the New Community (Religious Sisters)

The Archdiocese strongly supports Fr. Germán into bringing three new Religious Sisters into the community of St. Sebastian. The Sisters are Colombian and will arrive at the end of June, 2016.

Accommodation Expenses

Clean-up and paint the Convent to welcome the new Sisters.

Replenish bed linens; kitchen and bath towels; kitchenware, etc….

The council suggested scheduling a 2nd collection on the weekend of June 11th & 12th to help with the costs of the accommodation expenses.

Mr. Antonio Santiago, leader of the Tlacolula Group, volunteered to help with the painting of the convent. Thank you, Mr. Santiago.  

Stipend Allowance

The budget allows for the new Sisters to receive the same monthly stipend amount currently in place.

Car Allowance

Fr. Germán asked for suggestions as to whether it was a better idea to a) trade in the existing (old) car for a new car?; b) appraise the car and raffle it or sell it?; or c) lease or buy a new car?

    • Interesting ideas were brought up by the council and one of them was to definitely appraise the existing (old) car through Car-Max and the Blue Book to have an idea on the worth of the car.

    • The majority of the members suggested to “lease” a car since the Sisters would only be driving local and the consumption of mileage will be minimal.    


      X. New Pastoral Assistant – Business Manager

      Fr. Germán has been working with the Archdiocese in trying to obtain some help for the parish office. The goal is to find a part-time Business Manager who will also plan and coordinate fundraising events on a regular basis and help us to grow the parish community. This person will receive support from Fr. Germán, the Parish Secretary, and the new Religious Sisters.

      Ms. Clara Ines has offered to be a Catechist for the upcoming season in September. Fr. Germán will work with the new religious Sisters to find the best placement for Ms. Clara as a Catechist.    


      XI.Together In Mission Campaign – Update

      Irma provided an up to date status of the campaign.

      Thanks to the generous donations received from parishioners, we were able to reach the designated 2015 church goal of $16,000.

      The designated church goal for 2016 is $16,300.

      As of today, we have collected $9,843 (includes 2nd collections). The difference under goal vs. amount paid is $6,457. (If we are able to collect at least $4,075 per quarter, we will be able to reach the goal).

      Scheduled 2nd collection: Weekend of September 10th & 11th.

      Although Fr. Germán informed the council that it is no longer mandatory for a church to meet the designated goal; he added that it is important for us to contribute as a community because at the end of the day, they help us more than we help them. However, we have Faith that with the help of our generous parishioners, we will reach the goal as a community.


      XII. Church Electricity Proposals

      Fr. Germán provided a brief summary of the repairs and expenses that have been made up to date on the electricity system in the church. He will continue with his research on the best and most efficient solution to repair or replace the entire electricity system. The estimated amount to replace the electricity system is between $40,000 & $80,000.

      For the moment, Fr. Germán suggested to wait a while for better planning before making a final decision. 


      XIII. Future Financial Council Meeting Dates

      Tuesday – September 6th, 2016 at 7:00pm

      Tuesday – January 10th, 2017 at 7:00pm

      Fr. Germán concluded the meeting with a closing prayer and a “Thank You” to all Financial Council Members.

Consejo Económico de San Sebastian – Notas de la Reunión

11 de Mayo de 2016

Presente: P. Germán Sánchez, Stéphane Le Cam, Patricia Harty, Tony Vodopia, Irma Lomeli, Patti Newler, Ronni Catalan, y Anthony Chacón.

I.             Oración de Apertura

El P. Germán condujo la oración invocando al Espíritu Santo.


II.            Secretaria de la Reunión

Irma Lomeli, Secretaria de la Parroquia.

El P. Germán e Irma pidieron a los miembros del Consejo confirmar su asistencia y proporcionar o actualizar su información de contacto.


III.          Revisión – Notas de la reunión Financiera anterior

El P. Germán pidió a los miembros revisar las últimas notas del encuentro por si había cambios. El consejo revisó las notas y las aprobó.


IV.          Razón – Previas Reuniones del Consejo Canceladas

El P. Germán explicó al Consejo que las previas reuniones programadas del Consejo Financiero fueron canceladas debido a que la Iglesia estaba pasando por algunos cambios y prefería posponer la reunión hasta que se lograra una agenda mas sólida.


V.            Presentación de Decanato

Cuando las notas estén terminadas, el P. Germán enviará los documentos al Decanato. Al final de la reunión, Stéphane y el Padre firmaron la hoja que se debe enviar al decanato.


    VI.          Situación Financiera de la Escuela

    La Sra. Patricia (Paty) Harty se presentó como la Principal de Escuela en transición. Ella compartió un breve currículo profesional y agradeció a la Comunidad de San Sebastian por el caluroso recibimiento.

    La Sra. Harty informo al Consejo que la escuela estaba en muy buenas condiciones gracias a Dios, a las oraciones y el fuerte apoyo que reciben de la Arquidiócesis.

    La Sra. Harty está trabajando con la Arquidiócesis y con otras escuelas para obtener el más apoyo posible para el bienestar y el crecimiento de la escuela de St Sebastian.

    La escuela cuenta con 104 familias inscritas para el año escolar 2016-2017. La Sra. Harty asistirá al Carnaval de Santa Juana de Arco el 14 y 15 de Mayo para promover la matrícula escolar y programas disponibles (por ejemplo: "Programa de Inmersión Dual", etc...).

    Llena de emoción, la Sra. Harty informó que el Festival de la Escuela del 30 de Abril y el 1o de Mayo de 2016 fue todo un éxito!!!! Las ganancias de este año fueron mucho más que el año pasado y no incluye sin embargo, los artículos no reclamados de la subasta.

    La Sra. Harty recomienda a los Padres de Familia inscribir a sus hijos en la escuela; pasar por la oficina de la escuela para obtener información sobre todos los programas disponibles para los Grados Pre-Kínder hasta el 8o Grado. Además, les invita pasar a informarse sobre el descuento disponible al inscribir varios miembros de la familia (Hermanos).


    VII.         Salud Financiera de la Parroquia y Análisis de Gastos/Ingresos de los últimos 3 meses

    El Consejo examinó la prevista de presupuesto del año fiscal Julio 2015 a Junio 2016. Stéphane condujo el análisis y se complace en informar que el Consejo había hecho un buen trabajo en la planificación del presupuesto. Los números parecen favorables para el cierre del año fiscal Julio 2015 a Junio 2016.


    VIII.       Presupuesto Provisional para el 2017

    Stéphane y el P. Germán informaron al Consejo que el presupuesto para el nuevo año fiscal probablemente seguiría siendo el mismo.

    El P. Germán sugirió ser un poco más agresivo con el presupuesto para los próximos tres años. Uno de los objetivos sería incrementar al menos un 20% en actividades de recaudación de fondos y donativos semanales.

    Stéphane proporcionó la revisión total del análisis del presupuesto y su resultado fue que el presupuesto está "bastante bien". Sin embargo, está totalmente de acuerdo con el P. Germán de tratar de aumentar por lo menos un 20% para que la parroquia este en mejor condición financiera.


    IX.          Acogiendo con beneplácito la Nueva Comunidad (Hermanas Religiosas)

    La Arquidiócesis apoya al P. Germán en traer tres nuevas Religiosas a la comunidad de San Sebastián. Las Hermanas son Colombianas y llegarán a fines de junio de 2016.

    Gastos de Alojamiento

    Limpiar y pintar el Convento para darles la bienvenida a las nuevas Hermanas.

    Reponer la ropa de cama; toallas de baño y cocina; utensilios de cocina, etc....

    El Consejo sugirió programar una 2a colecta el fin de semana del 11 y 12 de Junio para ayudar con los costos de los gastos de alojamiento.

    El Sr. Antonio Santiago, mayordomo del Grupo Tlacolula, se ofreció ayudar con pintar el convento. Gracias, Sr. Santiago.

    Asignación de Pago

    El presupuesto permite que las nuevas Hermanas reciban la misma cantidad mensual para su manutención.

    Asignación de Automobil

    El P. Germán pidió sugerencias sobre si era una idea mejor a) cambiar el automóvil (viejo) por un automóvil nuevo?; b) cotizar el automóvil y rifarlo o venderlo?; o, c) arrendar o comprar un automóvil nuevo?

    Ideas interesantes fueron sugeridas por el Consejo y una de ellas fue valorar el automóvil (viejo) a través de Car-Max y el Libro Azul para tener una idea sobre el valor del automóvil.

    La mayoría de los miembros sugirieron "arrendar" un automóvil ya que las Hermanas sólo conducirían localmente y el consumo de kilometraje será mínimo.


    X. Nuevo Asistente Pastoral – Gerente de Negocios

    El P. Germán ha estado trabajando con la Arquidiócesis tratando de obtener ayuda en la oficina parroquial. El objetivo es encontrar un Gerente de Negocios de medio tiempo que también planifique y coordine eventos regularmente para recaudar fondos y nos ayude a crecer la comunidad parroquial. Esta persona recibirá apoyo del P. Germán, la Secretaria de la parroquia y las nuevas Hermanas religiosas.

    La Srita. Clara Inés se ha ofrecido a ser Catequista para la próxima temporada en Septiembre. El P. Germán trabajará con las nuevas hermanas religiosas para encontrar la mejor colocación para la Srita. Clara como catequista.


    XI. Campaña Unidos en Mision - Actualizacion

    Irma proporciono una actualización del estado de la campaña.

    Gracias a las donaciones generosas recibidas de los fieles, alcanzamos la meta designada del 2015 de $16,000.

    El objetivo designado para el 2016 son $16,300.

    Hasta la fecha, hemos recaudado $9,843 (incluye segundas colectas). La diferencia entre el objetivo y el monto pagado es de $6,457. (Si recaudamos al menos $4,075 por trimestre, lograremos la meta).

    Segunda colecta programada: fin de semana del 10 y 11 de Septiembre.

    Aunque el P. Germán informó al consejo que ya no es obligatorio que la iglesia cumpla con el objetivo designado; añadió que es importante para nosotros el contribuir como comunidad porque al final, ellos nos ayudan más a nosotros que nosotros a ellos. Sin embargo, tenemos Fe que con la ayuda de nuestros generosos feligreses, llegaremos a la meta como comunidad.


    XII. Propuestas de la Electricidad en la Iglesia

    El P. Germán proporcionó un breve resumen de las reparaciones y gastos que se han realizado hasta la fecha en el sistema de electricidad en la iglesia. Él continuará con su investigación sobre la más eficiente y mejor solución para reparar o reemplazar el sistema de electricidad. El costo estimado para reemplazar el sistema eléctrico está entre $40,000 y $80,000.

    Por el momento, el P. Germán sugirió esperar un tiempo para planificar mejor antes de tomar una decisión final.


    XIII. Futuras Fechas de Reunión del Consejo Financiero

    Martes – 6 de Septiembre, 2016 a las 7:00pm.

    Martes – 10 de Enero, 2017 a las 7:00pm.

El P. Germán concluyó la reunión con una oración y un "Gracias" a todos los miembros del Consejo Financiero