Fr German's Message St. Sebastian’s Pastoral Council – Meeting Minutes Feb 24th 2016

posted May 24, 2016, 8:48 AM by German Sanchez

St. Sebastian’s Pastoral Council – Meeting Minutes

(February 24th, 2016 at 7:30pm)

Attendees: Fr. Germán Sánchez, Sylvester Bono, Irma Lomeli, Sister Dolores Velazquez, Isabel (Chavelita) Rodriguez, Sister Lourdes Melendrez, Marie Garnier, Pablo & Lupita Lopez, Mayra Torres, Patti Newler, Danièle Megevand, and Anselmo & Gaby Rojas.

I.          Opening Prayer

Fr. German shared a prayer from Pope Francis based on The Holy Family, Sister Dolores lead the prayer.


II.        Attendance and Contact Information

Fr. German asked council members to sign-in and to confirm and/or update their contact information.


III.       Secretary for the Meeting

Irma Lomeli, Parish Secretary


IV.       Church – Trilingual Choir for Special Events

Marie Garnier made a general announcement and invitation to the committee to spread the word about the trilingual choir available for special masses: (i.e.: Healing mass, Thanksgiving mass, Holy Week masses, Wedding mass, Quinceañera mass, etc….).

The choir is able to prepare special songs for the special occasion.

Marie expressed her enthusiasm on the opportunity for the three communities to cross learn different languages and conquer the music of other cultures.

  • The trilingual choir is a very united group and a very solid choir.  


    V.        Update on Parish Office & Convent

    Pastoral Director Presence

    Mayra Torres-Cagigas decided to focus on her school education on a full time basis; therefore as of the month of March, Mayra will no longer be with us as an employee.

    We are very lucky and glad to still count with Mayra’s presence as parishioner and Confirmation catechist.

    Fr. German thanked Mayra for all of her years of heartfelt service at the parish office.  

    Religious Sisters Presence

    The superiors of the Franciscan sister decided left St Sebastian in June 2016.

    Discussions are being held and the goal is to be able to extend their stay for a longer period of time. Fr Germán contacted another religious congregations.

    Information will be provided as soon as a decision has been made.

    Sister Dolores asks for your prayers. 


    VI.       Review – Previous Pastoral Council Meeting Minutes

    St. Sebastian School Update

    St. Sebastian School is the 2nd catholic school that offers a “Dual Language Immersion Program”. The school is fully bilingual and the Archdiocese is extremely supportive of this program.

    Please contact the school at 310-473-3337 for additional information on this program and/or other programs available for students from Pre-K to 8th Grade.

    Sunday, March 13th – Academic Decathlon

    Sister Dolores expressed her enthusiasm and prayers for the participation of our school in this challenging contest.

    Saturday, April 30th & Sunday, May 1st – School Festival (Guadalupanas participation)

    Chavelita as the represtative of the Guadalupanas, agreed to support the school with the food sale on Sunday

  • Convent & Church Repairs

  • Update on Church electricity repairs

      • Fr. German and Mayra informed the committee about the repairs and expenses that have been made up to date. The church dimmer was fixed and it cost $2,000 to repair it.

      • Fr. German will continue with his research on the best and most efficient solution to repair or replace the entire electricity system in the church.

      • The estimated amount to replace the electricity system is between $40,000 & $80,000.

  • Damaged Heating System at the parish office and convent

      • After a serious warning from The Gas Company, a new heating system had to be considered for the parish office and convent.

      • Mayra performed a deep research on the best quality of work and bid. The total heating system replacement came out to $3,250 (this includes the cleaning of asbestos).

      • The new installed hearing system is working perfectly.


  • Together In Mission Update

  • Thanks to the generous donations received from parishioners, we were able to reach the designated 2015 church goal of $16,000.

  • The designated church goal for 2016 is $16,300.

    • As of today (April 24th), we have collected $8,567.

    • (If we collect $4,075 per quarter, we will be able to reach the goal).

  • Perhaps we can schedule a 2nd collection during the months available on the Archdiocese 2nd collection calendar (i.e.: May, August, and September).

    •  Scheduled 2nd collections: Weekend of March 19th & 20th; weekend of April 16th & 17th; weekend of September 10th & 11th.

    • Although Fr. Germán informed the committee that it is no longer mandatory for a church to meet the designated goal; he added that it is important for us to contribute as a community because at the end of the day, they help us more than we help them.


      VII.     Parish Financial Health

  • Fr. German gladly informed the committee that we are no longer on deficit; however, that we just have enough to cover all monthly expenses.

  • Fr. German asked for ideas on how to increase incoming donations.

      • Patti N. suggested: a) continue to say the prayer as a community at each mass; b) post expenses (i.e.: taxes, insurance, repairs, salaries, etc..) and income status periodically on the bulletin in a bar graph view; and c) create more fundraising activities; however, Fr. German added that we need more leaders to manage fundraising activities.

        VIII. Upcoming Events

Sunday, March 6th – Grupo de Oración Continental Breakfast Sale (after each mass)

Thursday, March 24th – Holy Thursday service at 7:00pm (Trilingual)

Friday, March 25th – Good Friday service at 12:00pm, 3:00pm and 7:00pm

Saturday, March 26th – Pascal Vigil at 7:00pm (Trilingual)

Sunday, March 27th – Easter Sunday (regular Mass schedule)

Saturday, May 21st – Confirmation Ceremony at 5:00pm (presided by Bishop Edward Clark)

Sunday, May 29th – First Holy Communion Ceremony (English & Spanish)

9:00am – English mass (School – 2nd Grade)

12:00pm – Spanish mass

Sunday, June 5th – First Holy Communion Ceremony (French)

10:30am – French mass

Saturday, October 8th – Señor de Tlacolula Feast – Mass at 11:00am

IX. Fundraising & Other Topics

Diamond Bracelet & Image of our Lady of Guadalupe Raffle outcome

It was a total success; we fund raised $8,900.

Fr. German thanks the community of St. Sebastian for their contribution and support.

2016 Parish Yard Sale

Sunday – October 9th, 2016

Saturday, March 12th, 2016 – Parish Pastoral Councils Formation Day at St. Bernard’s High School in Playa del Rey, CA from 8:00am to 3:30pm. Cost: $20/person.

Sylvester Bono volunteered to attend the seminar; we look forward to hearing his learning’s at the next meeting.

Brainstorm on ideas on how to fundraise donations

Patti and Mayra suggested creating a fundraising committee that consists of 5 people/volunteers to coordinate a) prayer group for fundraising; b) advertising; c) printing & selling of raffle tickets; d) clean-up & set-up; etc….

The goal is to have activities at least every 4 months (activities such as: large & small raffles, games for children, food sales, bake sales, mini yard sales, Christmas concert, etc….)

The members of the Marriage Encounter shared positive fundraising experiences that we will try to apply at our community.

Mayra suggested creating an activity day for the children on Sunday – April 24th to celebrate el “Día del Nino” (Children’s Day).

Fr. German ordered different color metallic pens in black ink for a donation fee of $3 each. The pens contain a special message “The name of God is Mercy” in the three languages. Please visit the parish office if you would like to contribute to this fundraising event.    

X.        Future Pastoral Council Meeting Dates

Wednesday – June 15th, 2016 at 7:30pm

Wednesday – October 26th, 2016 at 7:30pm New members are always welcome!

XI.       Other Topics / Closing Remarks

Proposed to move the monthly Señor de Tlacolula mass to the 2nd Sunday of the month, the same Sunday as the Guadalupanas food sale. The Tlacolula group can not do it on the 2nd Sunday. The members of the Marriage Encounter, as well as Ms. Katia Jimenez volunteered as Lectors for the Spanish masses.

Fr. German concluded the meeting with a “Thank You” to all pastoral council members

Consejo Pastoral de San Sebastian – Notas de la Reunión

(24 de Febrero del 2016 7:30pm)

Presente: P. Germán Sánchez, Sylvester Bono, Irma Lomeli, Hermana Dolores Velazquez, Isabel (Chavelita) Rodríguez, Hermana Lourdes Melendrez, Marie Garnier, Pablo y Lupita López, Mayra Torres, Patti Newler, Danièle Megevand, Anselmo y Gaby Rojas.

I.          Oración de Apertura

El P. German compartió una Oración del Papa Francisco basada en La Sagrada Familia, la Hermana Dolores dirigió la oración.


II.        Asistencia e Información de Contacto

El P. German pidió a los miembros del Consejo indicar su asistencia y proporcionar o actualizar su información de contacto.


III.       Secretaria de la Reunión

Irma Lomeli, Secretaria de la parroquia


IV.       Coro Trilingüe de la Iglesia para Eventos Especiales

Marie Garnier hizo una convocatoria general e invitación al Consejo a compartir la notica sobre el coro trilingüe disponible para las misas especiales: (ejemplo: Misa de Sanación, Misa de Acción de Gracias, Misas de Semana Santa, Misa de Boda, Misa de Quinceañera, etc…).

Marie expresó su entusiasmo en la oportunidad para las tres comunidades de aprender diferentes idiomas y conocer la música de otras culturas.

El coro trilingüe es un grupo muy unido y sólido.  


V.        Oficina Parroquial y Convento

Director Pastoral

Mayra Torres-Cagigas decidió centrarse en su educación escolar de tiempo completo; por lo tanto, a partir del mes de Marzo, no estará con nosotros como empleada.

Somos muy afortunados de todavía contar con la presencia de Mayra como feligrés catequista del grupo de Confirmación.

El P. German agradeció a Mayra por todos sus años de servicio en la oficina parroquial.

Hermanas Religiosas

Las superioras de las Hermanas Religiosas decidieron retirarse de San Sebastian en Junio de 2016.

Conversaciones se están llevando a cabo y el objetivo es de poder extender su estancia en la parroquia por más tiempo. El P. Germán está en contacto con otras congregaciones religiosas.

Más información al respecto se proporcionará en cuanto se haya tomado una decisión.

La Hermana Dolores pide sus Oraciones. 


VI.       Notas de la última reunión del Consejo Pastoral

Información sobre la Escuela de San Sebastian

La Escuela San Sebastian es la 2nd escuela católica que ofrece un "Programa de Inmersión de Doble Lenguaje". La escuela es bilingüe y la Arquidiócesis apoya este programa.

Favor de ponerse en contacto con la escuela al 310-473-3337 para más información sobre este programa y otros programas disponibles para los estudiantes de Pre-Kínder al 8vo Grado.

Domingo, 13 de Marzo – Decatlón Académico

La Hermana Dolores expresó su entusiasmo y oraciones por la participación de nuestra escuela en este concurso.

Sábado, 30 de Abril y Domingo, 1o de Mayo – Festival de la Escuela (participación de las Guadalupanas)

 Como representante del Grupo Guadalupano, Chavelita acordó apoyar a la escuela con la venta de comida el domingo.


Reparaciones en la Iglesia y Convento

Actualización de la reparación de electricidad en la Iglesia

El P. Germán y Mayra informaron al Comité acerca de las reparaciones y gastos que se han realizado hasta la fecha. El regulador de la luz de la iglesia se compuso y coso $2,000 para repararlo.

El P. Germán continuará con sus investigaciones sobre la mejor y más eficiente solución para reparar o reemplazar todo el sistema de electricidad en la iglesia.

El costo estimado para reemplazar el sistema eléctrico está entre $40,000 y $80,000.

Sistema de Calefacción dañado en la Oficina Parroquial y Convento

Después de una seria advertencia de la Compañía de Gas, un nuevo sistema de calefacción tuvo que ser considerado para la oficina parroquial y el convento.

Mayra realizó una investigación profunda sobre la mejor calidad de trabajo y oferta. El reemplazo del sistema de calefacción salió en $3,250 (esto incluye la limpieza de asbestos).

El nuevo sistema de calefacción está funcionando perfectamente.


Unidos en Misión

Gracias a las generosas donaciones recibidas de los fieles, cumplimos la meta asignada en 2015 de $16,000.

La meta designada para el 2016 es $16,300.

Hasta el día de hoy (24 abril), hemos colectado $8,567

(si logramos colectar $4,075 por trimestre, podremos llegar a la meta).

Quizá podemos programar segundas colectas durante los meses disponibles en el calendario de colectas de la Arquidiócesis (por ejemplo: Mayo, Agosto y Septiembre).

Segundas colectas programadas: Fines de semana del 19 y 20 de Marzo; 16 y 17 de Abril; y 10 y 11 de Septiembre.

Aunque el P. Germán informó al Consejo que ya no es obligatorio para una iglesia cumplir con el objetivo señalado; añadió que es importante para nosotros el contribuir como comunidad ya que en varias ocasiones, ellos nos ayudan más de lo que nosotros les aportamos.

VII. Salud Financiera de la Parroquia

El P. Germán informó al Consejo que ya no estamos en déficit; tenemos suficiente para cubrir todos los gastos mensuales.

El P. Germán solicito ideas cómo aumentar las donaciones entrantes.

Patti N. sugirió: a) continuar orando la Oración como una comunidad en cada Misa; b) publicar gastos (por ejemplo: impuestos, seguros, reparaciones, salarios, etc..) y el estado de ingresos periódicamente en el boletín; y c) crear más actividades de recaudación de fondos; sin embargo, el P. German agregó que necesitamos más líderes para manejar actividades de recaudación de fondos.

VIII. Próximos Eventos

Domingo, 6 de Marzo – Grupo de Oración venta de desayuno continental (después de cada Misa)

Jueves, 24 de Marzo – Servicio de Jueves Santo a las 7:00pm (Trilingüe)

Viernes, 25 de Marzo – Servicio de Viernes Santo a las 12:pm, 3:00pm y 7:00pm

Sábado, 26 de Marzo – Vigilia Pascual a las 7:00pm (Trilingüe)

Domingo, 27 de Marzo 27 – Domingo de Pascua (horario regular de Misa)

Sábado, 21 de Mayo – Ceremonia de Confirmaciones a las 5:00pm (presidida por el Obispo Edward Clark)

Domingo, 29 de Mayo – Ceremonia de Primera Comunión (Ingles y Español)

9:00am – Misa en Ingles (Escuela – 2do Grado)

12:00pm – Misa en Español

Domingo, 5 de Junio – Ceremonia de Primera Comunión (Francés)

10:30am – Misa en Francés

Sábado, 8 de Octubre – Fiesta del Señor de Tlacolula – Misa a las 11:00am

IX. Recaudación de Fondos y Otros Temas

Resultado de la Rifa de la imagen de nuestra Señora de Guadalupe y la pulsera de diamante

El resultado de rifa fue un éxito total; recaudamos $8,900.

El P. Germán agradece a la comunidad de San Sebastián por su contribución y apoyo.

Venta de Garaje de la Parroquia

Domingo, 9 de Octubre del 2016

Sábado, 12 de Marzo - Día de formación de Consejos Pastorales en la preparatoria St. Bernard en Playa del Rey, CA de 8:00am a 3:30pm. Costo: $20/persona.

Sylvester Bono se ofreció para asistir al seminario; esperamos escuchar su aprendizaje en la próxima reunión.

Generar ideas sobre cómo recaudar donaciones. Patti N. y Mayra sugirieron crear un Comité de recaudación de fondos que consista de 5 personas voluntarias para coordinar a) un grupo de oración para la recaudación de fondos; b) publicidad; c) impresión y venta de boletos para rifas; d) limpiar y configurar; etc....

El objetivo es que tengamos una actividad al menos cada 4 meses (actividades tal como: grandes y pequeñas rifas, juegos para niños, venta de alimentos, venta de alimentos horneados, mini ventas de garaje, concierto de Navidad, etc....)

Miembros del Encuentro Matrimonial compartieron experiencias positivas para recaudar fondos que vamos a intentar aplicar en nuestra comunidad. Mayra sugirió crear un día de actividad para los niños el domingo, 24 de Abril para celebrar el "Día del niño".

El P. Germán ordenado plumas con tinta negra de diversos colores metálicos que se ofrecerán por una donación de $3 cada una. Las plumas contienen un mensaje especial "El nombre de Dios es Misericordia" en los tres idiomas. Por favor visite la oficina parroquial si desea contribuir a este evento para recaudar fondos.     Futuras Fechas de Reuniones de Consejo Pastoral

Miércoles – 15 de Julio del 2016 a las 7:30pm

Miércoles – 26 de Octubre del 2016 a las 7:30pm Nuevos miembros son siempre bienvenidos!

XI.       Otros Temas / Cierre y Conclusión

Proponer cambiar la Misa mensual del Señor de Tlacolula al 2do domingo del mes, mismo domingo en que las Guadalupanas tienen su venta de comida. El grupo de Tlacolula no puede hacerlo el 2º domingo. Los miembros del Encuentro Matrimonial, así como la Sra. Katia Jiménez se ofrecieron como lectores voluntarios para las Misas de español. El P. Germán concluyó la reunión dándoles las “Gracias” a los miembros del Consejo Pastoral.